Dokumentasi

-
"Life is a documentation" -Dian Masniari-

Salah satu yang dipelajari di Jurusan Ilmu Perpustakaan dan Informasi adalah mengenai dokumentasi. Apapun bentuk dokumentasi tersebut,dokumentasi dapat dianggap sebagai materi yang tertulis atau sesuatu yang menyediakan informasi tentang suatu subyek. Dokumentasi dapat berisi tentang deskripsi-deskripsi, penjelasan-penjelasan, bagan alir, daftar-daftar, cetakan hasil komputer, contoh-contoh obyek dari sistem informasi.

A. KEPERLUAN DOKUMENTASI
Dokumentasi ini diperlukan untuk :
1. Mempelajari cara mengoperasikan sistem
2. Sebagai bahan pelatihan
3. Dasar pengembangan sistem lebih lanjut
4. Dasar bila akan memodifikasi atau memperbaiki sistem di kemudian hari
5. Materi acuan bagi Auditor
6. Back-up
7. Mempermudah komunikasi di antara sesama pegawai
8. Menghilangkan ketergantungan yang kritis

Dokumentasi yang ada di Departemen Sistem Informasi (Departemen Operasi) diantaranya adalah :
1. Dokumentasi Dokumen Dasar
Merupakan dokumentasi yang berisi kumpulan dokumen- dokumen dasar sebagai bukti transaksi yang digunakan dalam sistem.
Contoh :
Faktur penjualan, Order penjualan, order pembelian, surat pengiriman barang, time-card.

2. Dokumentasi Daftar Rekening (chart of account)
Merupakan dokumentasi yang menunjukkan informasi mengenai rekening-rekening yang dipergunakan di dalam transaksi. Daftar rekening berisi daftar dari kode rekening, nama rekening, klasifikasinya (aktiva, utang, modal, pendapatan-pendapatan, dan biaya-biaya), serta petunjuk dari masing-masing rekening bagaimana rekening tersebut dipergunakan.

3. Dokumentasi Prosedur Manual
Merupakan dokumentasi yang menunjukkan arus dari dokumen-dokumen dasar di dalam perusahaan. Dokumentasi ini menyedia-kan informasi mengenai bagian mana yang menyiapkan dokumen dasar, jumlah tembusannya, bagian-bagian mana saja yang mengarsipkannya dan kepada bagian mana saja dokumen dasar tersebut harus dikirimkan.

4. Dokumentasi Prosedur
Dokumentasi prosedur dapat berisi prosedur-prosedur yang harus dilakukan pada suatu keadaan tertentu, seperti misalnya prosedur pengetesan program, prosedur penggunaan file, prosedur pembuatan back-up dan restore, dsb.

5. Dokumentasi Sistem
Dokumentasi sistem menunjukkan bentuk dari sistem informasi yang digambarkan dalam bagan alir sistem (system flowchart). Pada dokumentasi ini dapat terlihat deskripsi dari input yang digunakan, deskripsi output yang digunakan, deskripsi output yang dihasilkan, deskripsi file-file yang digunakan, berita-berita kesalahan pengolahan dan daftar-daftar pengendalian untuk tiap-tiap sistem pengolahan.

Dokumentasi sistem merupakan dokumen yang dibutuhkan oleh sistem analis, pemakai sistem, dan auditor.

6. Dokumentasi Program
Dokumentasi program menggambarkan logika dari program dalam bentuk bagan alir program (program flowchart), tabel keputusan (decision table) dan bentuk pengendalian program.
Dokumentasi program sangat dibutuhkan oleh programmer bila akan memodifikasi atau mengembangkan program.
7. Dokumentasi Operasi
Dokumentasi operasi berisi penjelasan-penjelasan cara dan prosedur-prosedur mengoperasikan program. Dokumentasi ini sangat berguna untuk operator.

8. Dokumentasi Data
Dokumentasi data berisi definisi-definisi dari item-item data di dalam database yang digunakan oleh sistem informasi.
Yang paling banyak membutuhkan dokumentasi ini adalah data base administrator (DBA) dan auditor.

To be continue...udah malam oy...

Komentar

Posting Komentar

Postingan populer dari blog ini

APLIKASI PERPUSTAKAAN DENGAN JAVA

-
Perpustakaan adalah suatu tempat dimana para pelajar memperoleh akses terhadap informasi dan pengetahuan. Perpustakaan merupakan fasilitas pendukung proses pengajaran dan pembelajaran melalui penyediaan bahan pustaka dan pelayanan yang sesuai dengan kurikulum yang ada. Dengan fasilitas perpustakaan para pelajar dapat mengembangkan kreativitas dan imajinasi mereka. Perpustakaan merupakan sarana yang menangani proses peminjaman atau pengembalian buku. Untuk mempermudah Pustakawan dalam mengatasi proses tersebut maka diperlukan suatu sistem. Sistem tersebut perlu selalu dikembangkan karena adanya beberapa permasalahan yang semakin rumit. Permasalahan-permasalahan ini menyebabkan dokumentasi yang tidak mudah diperoleh jika masih menggunakan sistem manual. Permasalahan ini diperkirakan akan terus berlangsung bila tidak segera diatasi. Untuk itu perlu dianalisa permasalahan – permasalahan yang terjadi sebelum didesain suatu sistem informasi yang baru untuk mengatasinya. Fungsi java dalam apl...
Baca selengkapnya

Pengantar Kearsipan

-
Semester kali ini saya lebih banyak mempelajari tentang arsip. Berikut ini adalah bahan mata kuliah saya tentang arsip. Mudah-mudahan bisa memberikan informasi yang sesuai bagi tiap pembaca. PENGERTIAN ARSIP. 1. Dari Segi Bahasa Secara etimologi istilah arsip berasal dari bahasa yunani “Arche” yang berarti “Permulaan”, menjadi “Ta Archia” selanjutnya menjadi “Archeon” yang berarti “Gedung Pemerintahan”, dan kemudian dalam bahasa latinnya berbunyi “Archivium”. (Pengantar Kearsipan Sebagai Sistem, Arsip Nasional RI, hal 2) 2. Pendapat Para Ahli Tiga arsiparis (ahli arsip) Belanda, S. Muller (1848-1922), J.A. Feith (1858-1913) dan R. Fruin (1857-1955) dalam bukunya yang berjudul Handleiding Voor het Ordenen en Beschrijven van Archiven diterbitkan tahun 1898 yang kemudian diterjemahkan dalam bahasa inggris oleh arsiparis amerika (Arthur H. Leavitt) dengan judul Manual for Arrangement and Description of Archives (1940). Kata ”Archief” diartikan segenap dokumen tertulis, gambar dan badan cet...
Baca selengkapnya

Bahan Rujukan bagi Perpustakaan

-
Keadaan banjir informasi mengakibatkan melimpahnya informasi dalam bentuk tercetak maupun tidak tercetak dalam berbagai bidang ilmu pun perpustakaan yang mampu memiliki semua informasi itu, tidak ada satu orang pun yang mampu membaca ada, bahkan bidang sesempit apa pun. Untuk membantu orang dapat mencari dan memilih informasi yang paling sesuai yang dibutuhkan kiranya diperlukan pencatatan yang sistematis namun menyeluruh. Pencatatan ini yang dikenal dengan pengawasan bibliografi, yang tidak dapat dilakukan oleh satu orang, atau satu lembaga atau bahkan satu negara pun. Karena itu tiap negara perlu melakukan pencatatan baik tingkat nasional berupa Pengawasan Bibliografi Nasional. Jika tiap negara melakukan dengan baik, kemudian usaha ini dikoordinasikan secara bersama pada tingkat internasional maka lahirlah apa yang di sebut UBC (Universal Bibliographic Control). Adanya UBC akan bermanfaat banyak bagi umat manusia, khususnya yang perlu mencari dan memilih informasi yang cukup dan yang...
Baca selengkapnya