Tujuan Dokumentasi -Lanjutan-
Sedangkan tujuan dokumentasi adalah :
1.Arus komunikasi
Komunikasi terjadi dalam tiga arah :
Ke bawah untuk melakukan instruksi
Ke atas untuk memberi laporan
Ke samping (Lateral) untuk memberi saran
2.Untuk memberi informasi
Penting kiranya untuk terus menerus memberi informasi kepada orang tentang apa yang telah, sedang, dan akan dilakukan, serta segala perubahan dalam pekerjaan yang telah ditetapkan.
3.Untuk mengidentifikasi
Beberapa dokumentasi dirancang untuk mengidentifikasi.
4.Untuk menetapkan prosedur dan standar
Prosedur menentukan rangkaian kegiatan yang akan dilaksanakan, sedangkan Standar menentukan aturan yang akan dianut dalam menjalankan prosedur tersebut.
5.Untuk mencatat
Dokumentasi akan diperlukan unutuk memonitor kinerja peralatan, sistem, dan sumber daya manusia. Dari dokumentasi ini, manajemen dapat memutuskan atau menilai apakah departemen tersebut memenuhi atau mencapai tujuannya dalam skala waktu dan batasan sumber dayanya. Selain itu manajemen dapat mengukur kualitas pekerjaan, yaitu apakah outputnya sesuai dengan spesifikasi dan standar yang telah ditetapkan.
6.Untuk memberi instruksi
Dokumentasi yang baik akan membantu dalam pelatihan staf, apakah pelatihan untuk tujuan penanganan instalasi baru atau untuk tujuan promosi.
Prinsip Dokumentasi :
1.Metode
Komunikasi yang baik tidak terjadi begitu saja. Manajer Operasi harus menetapkan dan memelihara saluran komunikasi dan menetapkan kontrol guna memastikan bahwa saluran komunikasi tersebut terbuka dan dapat digunakan.
Manajer Operasi harus memberi perhatian khusus pada :
Siapa yang bertanggung jawab atas perpustakaan ?
Siapa yang membuat atau menghasilkan dokumentasi ?
Kapan dokumentasi tersebut harus dibuat ?
Sirkulasi
Pemeliharaan
Aksesibilitas
2.Jumlah dokumentasi
Manajer Operasi harus mencoba untuk mengarsip dokumentasi agar dapat mencapai keseimbangan antara jumlah yang terlalu banyak dan terlalu sedikit.
3.Kesederhanaan
Dokumentasi harus bersifat sederhana dan langsung, sehingga ia dapat dilengkapi secara mudah dan dapat dipahami secara langsung. Hal ini dapat merangsang munculnya partisipasi dan meningkatkan keakuratan. Informasi yang tidak akurat, tidak hanya tidak andal namun juga menyesatkan.
4.Desain Form
Perlu dirancang sejumlah form untuk digunakan menurut kepentingan atau kegunaan kita sendiri. Dalam merancang sebuah form untuk dokumentasi perlu dipertimbangkan hal-hal berikut ini :
Typeface (huruf ketikkannya)
Tata letak
Warna
Referensi
Identifikasi
DOKUMENTASI INSTRUKSIONAL
1.Tujuan
Untuk menunjukkan cara pendokumentasian yang diperlukan agar seluruh staf selalu menyadari dan mengetahui tentang prosedur yang akan diikuti, guna mengefektifkan jalannya organisasi, memaksimalkan, dan mengakuratkan pemrosesan data.
2.Cakupan
Dokumentasi Instruksional dapat berupa Manual Operasi, Manual Hardware, dan Manual Software
Secara garis besar Manual tersebut mencakup :
Organisasi dan administrasi, yaitu manual manajemen yang dapat digunakan untuk referensi oleh semua staf.
Prosedur klerikal, yang digunakan oleh semua fungsi
Cara mengoperasikan peralatan, yaitu Manual Hardware
Cara menggunakan sistem, yaitu Manual Operasi dan Manual Software
Manual Operasi
Tujuan manual operasi adalah untuk memberitahu departemen operasi mengenai sistem yang akan diimplementasikan, untuk memberi rincian mengenai semua pekerjaan yang akan dilaksanakan, dan untuk menentukan atau menetapkan prosedur pengoperasian sistem.
Manual Hardware
Versi hardware dari para pemasok bervariasi kualitasnya. Jika manual hardware tidak tersedia, tidak memadai, atau tidak mudah dipahami, maka Manajer Operasi dapat membuat manual untuk pengoperasian peralatan lokal.
Semua operator harus dapat memahami instruksi yang didokumentasikan dalam berbagai bentuk. Manual hardware harus dapat menjadi dasar untuk pelatihan kerja operator.
Manual Software
Pada dasarnya manual software berisi informasi yang sama dengan manual operasi, namum manual ini untuk pemanfaatan software. Dalam banyak kasus, dokumentasi dari pemasok software sudah cukup untuk dapat diterapkan. Jika ada perubahan, manual ini dapat diperbaiki atau ditambah.
NOTICE PEMAKAI (USER NOTICE)
1.Tujuan
Untuk memberitahu para pemakai fasilitas operasi mengenai batasan, pengembangan, dan modifikasi terhadap pelayanan yang mereka harapkan, apakah bersifat sementara atau permanen.
2.Cakupan
Notice Pemakai (maklumat pemakai) biasanya digunakan untuk menunjukkan perubahan yang mempengaruhi penerimaan dan pengantaran pekerjaan. Maklumat ini biasanya ditulis dengan istilah yang dapat dipahami oleh staf non-komputer.
3.Tanggung Jawab
Notice pemakai harus dibuat oleh Manajer Operasi atau oleh staf yang diberi wewenang.
4.Metode Penggunaan
Metode penggunaannya terdiri dari :
Waktu pembuatan
Verifikasi
Sirkulasi
Penarikan kembali
Pengarsipan
NOTICE TEKNIK (TECHNICAL NOTICE)
1.Tujuan
Untuk menyampaikan instruksi teknis atau modifikasi mengenai aspek aktivitas tertentu dalam departemen operasi, baik sementara atau permanen, kepada staf oeprasi dan staf pemrosesan data.
2.Cakupan
Maklumat Teknik melengkapi dokumentasi instruksional. Maklumat ini menentukan rincian teknis yang tepat bagaimana aktivitas tertentu akan dilaksanakan.
Maklumat ini memberikan cara yang cepat dan resmi untuk mengkomunikasikan instruksi baru yang mungkin tidak tertulis di maklumat lain, atau memberikan informasi yang sifatnya sangat khusus atau sementara bagi Manual Operasi.
3.Tanggung Jawab
Maklumat teknik harus dibuat oleh Manajer Operasi atau oleh anggota staf yang diberi wewenang.
4.Metode Penggunaan
Metode penggunaannya sama dengan pembuatan User Notice
NOTICE OPERASI (OPERATION NOTICE)
1.Tujuan
Untuk memberikan media guan mengkomunikasikan informasi umum, administrasi, dan semi teknik dalam departemen operasi.
2.Cakupan
Maklumat Operasi harus digunakan untuk informasi yang berhubungan dengan staf operasi saja, seperti prosedur internal, masalah lingkungan, keamanan, dan beberapa topik yang nampaknya sepele, namun apabila instruksinya disampaikan secara verbal atau sambil lalu saja, maka instruksi tersebut dapat mudah dipahami, dilupakan, diabaikan, atau tidak diberitahukan ke semua staf yang berkepentingan.
2.Tanggung Jawab
Maklumat operasi harus dibuat oleh Manajer Operasi atau oleh anggota staf yang diberi wewenang.
3.Metode Penggunaan
Metode penggunaannya sama dengan User Notice.
1.Arus komunikasi
Komunikasi terjadi dalam tiga arah :
Ke bawah untuk melakukan instruksi
Ke atas untuk memberi laporan
Ke samping (Lateral) untuk memberi saran
2.Untuk memberi informasi
Penting kiranya untuk terus menerus memberi informasi kepada orang tentang apa yang telah, sedang, dan akan dilakukan, serta segala perubahan dalam pekerjaan yang telah ditetapkan.
3.Untuk mengidentifikasi
Beberapa dokumentasi dirancang untuk mengidentifikasi.
4.Untuk menetapkan prosedur dan standar
Prosedur menentukan rangkaian kegiatan yang akan dilaksanakan, sedangkan Standar menentukan aturan yang akan dianut dalam menjalankan prosedur tersebut.
5.Untuk mencatat
Dokumentasi akan diperlukan unutuk memonitor kinerja peralatan, sistem, dan sumber daya manusia. Dari dokumentasi ini, manajemen dapat memutuskan atau menilai apakah departemen tersebut memenuhi atau mencapai tujuannya dalam skala waktu dan batasan sumber dayanya. Selain itu manajemen dapat mengukur kualitas pekerjaan, yaitu apakah outputnya sesuai dengan spesifikasi dan standar yang telah ditetapkan.
6.Untuk memberi instruksi
Dokumentasi yang baik akan membantu dalam pelatihan staf, apakah pelatihan untuk tujuan penanganan instalasi baru atau untuk tujuan promosi.
Prinsip Dokumentasi :
1.Metode
Komunikasi yang baik tidak terjadi begitu saja. Manajer Operasi harus menetapkan dan memelihara saluran komunikasi dan menetapkan kontrol guna memastikan bahwa saluran komunikasi tersebut terbuka dan dapat digunakan.
Manajer Operasi harus memberi perhatian khusus pada :
Siapa yang bertanggung jawab atas perpustakaan ?
Siapa yang membuat atau menghasilkan dokumentasi ?
Kapan dokumentasi tersebut harus dibuat ?
Sirkulasi
Pemeliharaan
Aksesibilitas
2.Jumlah dokumentasi
Manajer Operasi harus mencoba untuk mengarsip dokumentasi agar dapat mencapai keseimbangan antara jumlah yang terlalu banyak dan terlalu sedikit.
3.Kesederhanaan
Dokumentasi harus bersifat sederhana dan langsung, sehingga ia dapat dilengkapi secara mudah dan dapat dipahami secara langsung. Hal ini dapat merangsang munculnya partisipasi dan meningkatkan keakuratan. Informasi yang tidak akurat, tidak hanya tidak andal namun juga menyesatkan.
4.Desain Form
Perlu dirancang sejumlah form untuk digunakan menurut kepentingan atau kegunaan kita sendiri. Dalam merancang sebuah form untuk dokumentasi perlu dipertimbangkan hal-hal berikut ini :
Typeface (huruf ketikkannya)
Tata letak
Warna
Referensi
Identifikasi
DOKUMENTASI INSTRUKSIONAL
1.Tujuan
Untuk menunjukkan cara pendokumentasian yang diperlukan agar seluruh staf selalu menyadari dan mengetahui tentang prosedur yang akan diikuti, guna mengefektifkan jalannya organisasi, memaksimalkan, dan mengakuratkan pemrosesan data.
2.Cakupan
Dokumentasi Instruksional dapat berupa Manual Operasi, Manual Hardware, dan Manual Software
Secara garis besar Manual tersebut mencakup :
Organisasi dan administrasi, yaitu manual manajemen yang dapat digunakan untuk referensi oleh semua staf.
Prosedur klerikal, yang digunakan oleh semua fungsi
Cara mengoperasikan peralatan, yaitu Manual Hardware
Cara menggunakan sistem, yaitu Manual Operasi dan Manual Software
Manual Operasi
Tujuan manual operasi adalah untuk memberitahu departemen operasi mengenai sistem yang akan diimplementasikan, untuk memberi rincian mengenai semua pekerjaan yang akan dilaksanakan, dan untuk menentukan atau menetapkan prosedur pengoperasian sistem.
Manual Hardware
Versi hardware dari para pemasok bervariasi kualitasnya. Jika manual hardware tidak tersedia, tidak memadai, atau tidak mudah dipahami, maka Manajer Operasi dapat membuat manual untuk pengoperasian peralatan lokal.
Semua operator harus dapat memahami instruksi yang didokumentasikan dalam berbagai bentuk. Manual hardware harus dapat menjadi dasar untuk pelatihan kerja operator.
Manual Software
Pada dasarnya manual software berisi informasi yang sama dengan manual operasi, namum manual ini untuk pemanfaatan software. Dalam banyak kasus, dokumentasi dari pemasok software sudah cukup untuk dapat diterapkan. Jika ada perubahan, manual ini dapat diperbaiki atau ditambah.
NOTICE PEMAKAI (USER NOTICE)
1.Tujuan
Untuk memberitahu para pemakai fasilitas operasi mengenai batasan, pengembangan, dan modifikasi terhadap pelayanan yang mereka harapkan, apakah bersifat sementara atau permanen.
2.Cakupan
Notice Pemakai (maklumat pemakai) biasanya digunakan untuk menunjukkan perubahan yang mempengaruhi penerimaan dan pengantaran pekerjaan. Maklumat ini biasanya ditulis dengan istilah yang dapat dipahami oleh staf non-komputer.
3.Tanggung Jawab
Notice pemakai harus dibuat oleh Manajer Operasi atau oleh staf yang diberi wewenang.
4.Metode Penggunaan
Metode penggunaannya terdiri dari :
Waktu pembuatan
Verifikasi
Sirkulasi
Penarikan kembali
Pengarsipan
NOTICE TEKNIK (TECHNICAL NOTICE)
1.Tujuan
Untuk menyampaikan instruksi teknis atau modifikasi mengenai aspek aktivitas tertentu dalam departemen operasi, baik sementara atau permanen, kepada staf oeprasi dan staf pemrosesan data.
2.Cakupan
Maklumat Teknik melengkapi dokumentasi instruksional. Maklumat ini menentukan rincian teknis yang tepat bagaimana aktivitas tertentu akan dilaksanakan.
Maklumat ini memberikan cara yang cepat dan resmi untuk mengkomunikasikan instruksi baru yang mungkin tidak tertulis di maklumat lain, atau memberikan informasi yang sifatnya sangat khusus atau sementara bagi Manual Operasi.
3.Tanggung Jawab
Maklumat teknik harus dibuat oleh Manajer Operasi atau oleh anggota staf yang diberi wewenang.
4.Metode Penggunaan
Metode penggunaannya sama dengan pembuatan User Notice
NOTICE OPERASI (OPERATION NOTICE)
1.Tujuan
Untuk memberikan media guan mengkomunikasikan informasi umum, administrasi, dan semi teknik dalam departemen operasi.
2.Cakupan
Maklumat Operasi harus digunakan untuk informasi yang berhubungan dengan staf operasi saja, seperti prosedur internal, masalah lingkungan, keamanan, dan beberapa topik yang nampaknya sepele, namun apabila instruksinya disampaikan secara verbal atau sambil lalu saja, maka instruksi tersebut dapat mudah dipahami, dilupakan, diabaikan, atau tidak diberitahukan ke semua staf yang berkepentingan.
2.Tanggung Jawab
Maklumat operasi harus dibuat oleh Manajer Operasi atau oleh anggota staf yang diberi wewenang.
3.Metode Penggunaan
Metode penggunaannya sama dengan User Notice.
Komentar
Posting Komentar